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Handgestrickt
Ein Grossteil der Unternehmen welche Personal für Veranstaltungen zuteilen, Arbeiten mit Tabellen und Listen, welche teilweise handgestrickt sind. Vielfach müssen unter erschwerten Bedingungen Überträge in andere Listen gemacht werden, mit einer ganzen Fülle von Konsequenzen wenn an einer Stelle ein Wert nicht stimmt. Viel Zeit und Ärger geht jedes Mal bei der Fehlersuche verloren.
Dienstplan auf Knopfdruck
Mit BANKETTprofi wird eine Veranstaltung angelegt, die nötigen Fachkräfte (Koch, Service, Unterhalter, etc.) der unterschiedlichen Abteilungen gebucht. Selbst wenn mehrere Veranstaltungen gleichzeitig organisiert werden müssen, behält der Anwender die Übersicht in einer speziellen Personalplanungs-Ansicht. Die Zuteilung der Mitarbeiter kann sofort oder auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Die Mitarbeiter werden nach Filtern (Kleidergrösse, Sprachkenntnisse, etc.) angezeigt und können Ihren zugeteilten Rollen entsprechend eingeteilt werden. Die intuitive Planungsunterstützung zeigt auf Wunsch nur verfügbare Mitarbeiter an, z.B. Service der im Zeitraum von - bis buchbar ist. Jeder Mitarbeiter verfügt über mehrere detaillierte Stati, z.B. Bereitschaft, Urlaub, Dienst, Krank, etc.
Mitarbeiter online
Alle Einteilungen erfolgen im System grundsätzlich durch den Administrator. Jeder Mitarbeiter erhält ein Internet Login und kann so seine Bereitschaft, Ferien, etc eintragen. Auf Wunsch, kann der Mitarbeiter seinen Rollen entsprechend, die geplanten Veranstaltungen und den Bedarf einsehen und die Teilnahme platzieren. Kurzfristige Personalanfragen können direkt aufs Handy per SMS automatisiert versendet werden. Die Dienstzuteilung erfolgt vom Administrator und wird mittels wenigen „Klicks“ dem Mitarbeiter automatisch bestätigt, wiederum per Mail oder per SMS.
Personalliste
Für den Event lassen sich ausführlich Listen der Mitarbeiter und deren zugeteilten Rollen ausdrucken oder versenden (Name, Vorname, Handynummer, Rolle, etc.)
Arbeitszeiten
Die geplanten Arbeitszeiten entsprechen oft nicht den effektiven und können so in einer erleichterten Erfassung als Ist-Zeiten erfasst und zur weiteren Bearbeitung in die Lohnbuchhaltung übergeführt werden.
Teilzeit- und Festangestellte
Der Personalplaner von BANKETTprofi eignet sich für die Planung von Festangestellten und auch speziell für den Einsatz von Teilzeitangestellten.
Erfahrungswerte und Interview
Frau Anna Barbara Bangerter Leiterin Aushilfepool SV Schweiz war von Anfang an dabei als BANKETTprofi eingeführt wurde.
Frau Bangerter, wie hatten Sie vor dem Einsatz der BANKETTprofi Software gearbeitet?
Wir haben „handgestrickt“ gearbeitet. D.h. wir hatten verschiedene Tabellen und Listen (meist Excel basiert). Für die Planung von einer Eintagesveranstaltung brauchten wir ungefähr drei verschiedene Files (je nach Grösse der Veranstaltung). Für Mehrtagesveranstaltungen ein Mehrfaches. Vieles war auch stark Kopf- und somit Personenabhängig. Die Fehlerquote in der Personalplanung gering zu halten, war aufgrund keiner klaren Übersicht über alle Aushilfen, eine grosse Herausforderung.
Frau Bangerter, warum haben Sie sich für BANKETTprofi entschieden?
Das System BANKETTprofi – soll heissen das Bankettmodul – war bei SV Deutschland bereits bekannt. Aufgrund der möglichen Synergien und der enormen Anpassungs- und Ausbaufähigkeit von dem Personalplanungsmodul, fiel uns die Entscheidung leicht. Von mehreren Systemen, die wir im Rennen hatten, konnte Bankettprofi die meisten Anforderungspunkte erfüllen und schien uns für die Zukunft auch der sicherste Partner zu sein.
Frau Bangerter, welche Vorteile würden Sie als besonders wertvoll hervorheben?
Mitarbeiterplanungsübersicht, die klar darstellt wann welcher Mitarbeitende Dienst hat. So können keine Doppelbuchungen mehr eintreffen. Das online Tool (WebInterface) in dem sich die Mitarbeitenden selber für die Einsätze planen können. Das automatische Versenden von Einsatzverträgen per Mail sowie die ganze Übersicht und Detailerfassung pro Mitarbeitenden (spezifische Angaben wie Qualifikation, Feedback, Äusserlichkeiten und Foto).
Frau Bangerter, glauben Sie heute effizienter zu arbeiten?
Ja, dafür sprechen ganz klar die Zahlen und unsere Work-Life Balance.
Frau Bangerter, glauben Sie das die Mitarbeiter heute mehr Nutzen haben?
Grundsätzlich ja. Obwohl die Ausnahmen wohl die Regel bestätigen. Es gibt Mitarbeitende, die mit dem neuen System nicht sehr gut zu recht kommen oder kommen wollen.
Frau Bangerter, würden Sie wieder bei Vendomat kaufen?
Ja.
Frau Bangerter, möchten Sie noch einen bestimmt Punkt speziell hervorheben?
Die Entwicklung und Zusammenarbeit dieses Moduls beruhte auf einer sehr guten Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden von Vendomat. Ideen wurden diskutiert sowie perfektioniert und werden es immer noch.
Quelle: www.vendomat.ch |
