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Veranstaltungen sind für viele Betriebe auch im Caresegment das Salz in der Suppe. In aller Regel haben die Verantwortlichen von Krankenhäusern und Seniorenheimen in ihrem Kerngeschäft auf Grund fest fixierter Tagessätze keine Möglichkeiten, zusätzliche Einnahmen zu erwirtschaften. Oft können sie nur mit Tagungen, Kongressen, privaten Feiern, Hausfesten oder externem Catering Erträge erwirtschaften, die außerhalb des Abrechnungssystems des Tagesgeschäfts laufen.
Wer hier erfolgreich sein möchte, muss sich auf ein professionelles Veranstaltungsmanagement stützen können; seine wichtigsten Funktionen sind Kundenmanagement, Planung, Umsetzung und Controlling.
Der Erfolg liegt im Detail
Wer erfolgreich sein möchte, muss folgende Bereiche wirksam miteinander verzahnen:
Bereich Kommunikation
Hier geht es sowohl um die Kommunikation mit dem Auftraggeber als auch um die interne mit den beteiligten Mitarbeitern in der Küche und anderen, z.T. auch externen Servicekräften. Teil des kommunikativen Kreislaufs sind sowohl die Absprachen mit dem Auftraggeber, die Bestätigung aller Änderungen, die Weiterleitung an alle betroffenen Mitarbeiter sowie die Dokumentation.
Allen Beteiligten die notwendigen Informationen rechtzeitig und vollständig zu vermitteln, ist eine sehr anspruchsvolle Aufgabe, die Übersicht und Routine erfordert.
Bereich Ablaufplanung
Profis wissen, dass es oft anders kommt als geplant! Daraus aber zu schließen, man könne auf Planung verzichten und alles spontan entscheiden, wäre ein fataler Fehlschuss. Nur wer alle Schritte detailliert plant und diese Planung mit der notwendigen Flexibilität "würzt", wird seinen Event erfolgreich durchführen.
Bereich Produktion
Mit handgestrickten Methoden seinen Einkauf zu tätigen, mag im routinierten Einzelgeschäft eines Kleinbetriebs vieleicht noch funktionieren. Im Veranstaltungsgeschäft ist diese Methode äußerst riskant. Erfolgreiche Profis stützen sich auf Systeme, in denen alle Komponenten eines Gerichts erfasst und bewertet werden.
Bereich Controlling
Ohne Vorkalkulation kann kein tragfähiges Angebot abgegeben werden. Die Nachkalkulation ist genauso wichtig, da man nur dann feststellen kann, ob der geplante Ertrag sich eingestellt hat oder nicht. Nehmen wir nur den Fall, dass eine Seniorin in ihrem Wohnstift ihren Geburtstag feiert. Die Dame hat 15 Gäste eingeladen, überraschend gekommen sind aber 2 zusätzliche Personen. Natürlich müssen die zusätzlichen Kosten der Dame in Rechnung gestellt werden. Spätestens in der Nachkalkulation, die sinnvollerweise vor der Faktura durchgeführt wird, erkennt man diesen Sachverhalt und wird ihn entsprechend berechnen.
Professionelle EDV-Lösungen sorgen für Souveränität
Im Hotel- und Gastronomiebereich kennt man unterschiedliche EDV-Lösungen für das Management komplexer Veranstaltungen. Eine der profilierten ist BANKETTprofi. Diese Software eignet sich auch sehr gut für Care-Betriebe.
Korrespondenz
Über das Programm kann man die gesamte in- und externe Korrespondenz (incl. Serienbriefen) abwicklen, organisieren, wiedervorlegen und zurückverfolgen, d.h. man sieht, wer wann auf welche Informationen zugegriffen hat. Der Carefachmann kann unter verschiedenen Vorlagen von Angeboten bis zu Verträgen auswählen.
Artikelsteuerung
Man kann alle angebotenen Artikel nach unterschiedlichen Gesichtspunkten zuordnen, kalkulieren oder auf den Speise- und Getränkekarten darstellen.
Adressmanagement
Teil des Systems ist eine Adressdatenbank mit vielseitigen Auswahlmöglichkeiten. Die Eingabe von Hintergrundinformationen ist ebenfalls möglich.
Raumplanung
Große Kliniken haben oft mehrere Veranstaltungsräume. Über BANKETTprofi kann bspw. ihre Verfügbarkeit geprüft, die Buchung fixiert oder die Bestuhlung individuell festgelegt werden.
Administration
Rechnungen werden systemgestützt erstellt. Sonderabrechnungen wie z.B. im Falle einer musikalischen Untermalung eines Senioren-Sommerfests (Gema-Gebühren) können automatisiert abgewickelt werden.
Managementinformationen
Führungskräfte haben oft besondere Informationsbedürfnisse. Das System bietet die Möglichkeit, individuelle Berichte und Auswertungen abzurufen.
Fazit:
Auch aus BANKETTprofi kann man nur abrufen, was man vorher in das System eingepflegt hat. Der Aufwand der Ersterfassung ist relativ hoch. Er zahlt sich aber kurzfristig aus. Man durchleuchtet die Arbeitsabläufe des Betriebs systematisch und stößt schon dabei auf manche Rationalisierungsreserve. Nach der Anlage greift man permanent auf die Datenstammsätze zu und vernetzt sie miteinander. Gepflegt werden müssen schließlich nur noch die Veränderungen. Aktuelle Probleme werden über eine Hotline des Systemanbieters gelöst. Workshops und Schulungen werden ebenfalls angeboten.
VM Verpflegungs-Management, 7/8 - 2004, jamVerlag GmbH, 63075 Offenbach
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